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Como se comunicar de forma clara e direta (sem parecer rude)

É possível que você se comunique de forma clara e direta sem parecer rude. Isso é verdade em reuniões, conversas individuais de feedback e comunicações escritas.

Muitas vezes, as pessoas sentem que, se tentarem ser educadas, parecerão fracas ou de alguma forma falsas.

Mas você realmente pode fazer isso educadamente, sem se tornar menos autêntico. Você ainda pode sair como um líder forte.

Abaixo estão algumas dicas de um profissional de comunicação e coach de liderança sobre como ser direto e fornecer clareza - enquanto silenciando seu crítico interior e sem parecer rude.

As pessoas valorizam a comunicação clara, e ser insosso em nome da bondade não é realmente útil.

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Há muitas oportunidades de comunicação em nossas interações diárias no trabalho. A comunicação clara e direta elimina a incerteza, tornando nossas conversas e acompanhamentos mais produtivos.

Você já passou por uma longa reunião de planejamento e foi embora sem um plano de ação claro? Não temos todos. Ninguém gosta daquele sentimento ansioso de ambiguidade que deixa a pessoa imaginando quem está fazendo o quê e quando. Na verdade, quando combinada com a incerteza geral da direção de sua organização, a pesquisa mostra que a ambiguidade pode levar a desempenho e burnout reduzidos .

Muitas pessoas se sentem desconfortáveis ​​por serem muito diretas. Eles querem parecer agradáveis ​​e agradáveis ​​no escritório. Mas o que é mais desconfortável para você... ser direto ou se sentir incerto sobre o que se espera de você?

O fato é que se comunicar bem, mas com franqueza, é uma forma de respeitando seus limites .

Existem práticas muito simples para os participantes da reunião para ajudá-lo a falar com mais clareza e obter compromissos claros sem parecer rude.

Ser claro mostra respeito quando você está liderando reuniões ou dando feedback

Você está no comando e todo mundo quer que você esclareça as expectativas. É importante que você defina o objetivo da reunião, tenha uma agenda clara, uma ideia do resultado que você está buscando e um plano de ação claro com delegados e prazos.

Todos agradecerão por sua franqueza e por assumir efetivamente o papel de anfitrião da reunião.

Outra oportunidade de se comunicar diretamente sem parecer rude é ao fornecer feedback. Enquanto você mostra respeito pela pessoa ou pessoas com quem está se comunicando sendo direto, você também pode alcançá-las de forma mais eficaz ao transmitir sua mensagem de maneira calma e gentil.

Quatorze maneiras de se comunicar diretamente sem parecer rude

1. Pergunte se alguém quer ouvir (ou ler)

Primeiro, pergunte ao destinatário se ele está pronto para recebê-lo. Você pode começar com: “Ei, Amanda. Você está aberto para algum feedback rápido?”

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Se eles disserem que sim, então prossiga.

2. Faça uma observação específica

“Você poderia ser melhor na apresentação” é de pouco valor. Em vez disso, aponte para um exemplo recente. “Na sua apresentação de hoje, notei que você mal fez contato visual com o público.”

3. Explique o impacto

“Várias pessoas na plateia perderam o interesse e começaram a checar seus telefones. Isso fez parecer que você não tinha confiança.”

4. Aguarde a reação

Você pode perguntar: “essa foi a sua experiência também?” Eles podem ou não ter experimentado da maneira que você fez.

5. Sugira etapas de ação

Não os sobrecarregue, mas uma ação direta os ajudará em futuras situações semelhantes: “Você pode tentar ficar no pódio em vez de ficar sentado atrás do laptop. Isso faz você parecer mais confiante.”

6. Comunique-se claramente por e-mail

Se seu objetivo é ser mais direto, pergunte se o e-mail é a melhor ferramenta para sua mensagem. Pesquisas mostram em pessoa as solicitações têm muito mais probabilidade de serem bem-sucedidas.

Se você precisar usar e-mail, coloque-se na perspectiva do destinatário. As chances são boas de que seu e-mail seja um dos possivelmente centenas que preenchem a caixa de entrada do destinatário.

Com isso em mente, você vai querer chegar ao seu ponto rapidamente, especialmente se precisar de uma resposta.

7. Use uma linha de assunto de e-mail clara

Antes de criar sua mensagem, escolha cuidadosamente uma linha de assunto apropriada para informar o destinatário de sua finalidade. Pode variar de 'Ação urgente necessária' a 'Não urgente: para sua informação'.

8. Vá direto ao ponto

Não enterre a liderança. Comunique claramente sua chamada à ação na frente e guarde as sutilezas para o final de sua mensagem curta. Por exemplo:

“Olá Sharon,

Revise e assine o contrato em anexo.” A partir daí, você pode explicar o raciocínio:

9. Adicione alguns detalhes

“O cliente ligou ontem e eles realmente querem avançar uma semana antes do que todos pensávamos. Eles disseram que seus materiais chegaram antes do esperado e querem dar o pontapé inicial para obter uma vantagem sobre o novo concorrente.'

10. Polvilhe as delicadezas

“Eu sei que é de última hora, mas é um bom sinal que eles querem ficar conosco. Espero que sua semana tenha corrido bem. Nos vemos na reunião na segunda-feira! -Steve.” E não se esqueça de agradecer !

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11. Peça esclarecimentos

Quando você é um participante da reunião, um destinatário de e-mail ou recebe feedback, você quer ter certeza de que entendeu. Se você não tiver certeza, cabe a você pedir a quem está transmitindo a mensagem que comunique claramente suas intenções.

12. Busque um compromisso firme e um prazo claro

Se o anfitrião da reunião hesitar em ser direto, você tem a obrigação de buscar a clareza de que precisa, desde que respeite os outros participantes.

Você pode dizer, por exemplo: “Quero ter certeza de que estou certo sobre o que se espera de mim. Para manter este projeto em andamento, quando você precisa que eu conclua o primeiro rascunho da proposta?”

Faça o seu melhor para obter um compromisso firme com um prazo claro. Quaisquer outros detalhes podem ser divulgados após a reunião.

13. Peça um exemplo

Se você recebe um feedback menos explícito do que os exemplos anteriores, não tenha medo de pedir uma orientação clara.

“Você poderia me dar um exemplo de quando eu não parecia confiante? Qual foi o impacto sobre você e os outros lá? Qual é uma ação que você poderia sugerir para me ajudar no futuro?”

14. Não se contente com a ambiguidade

Quando um e-mail pouco claro do seu chefe chega na tarde de sexta-feira, é melhor buscar mais clareza na sexta-feira do que ficar ambiguidade durante todo o fim de semana. Se o e-mail não indicar o que fazer e quando, você precisa pedir mais informações.

Por exemplo:

“ASSUNTO: Confirme as etapas de ação e o prazo

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Olá, Susan,

Queria deixar claro que você estava se referindo ao projeto de TI em que estou trabalhando com David. Se for esse o caso, planejamos ter o primeiro marco concluído até terça-feira, 1º de novembro.

Por favor, informe se você tinha algo mais em mente.

Obrigado, Eileen”

Mantenha a clareza e a compreensão no centro do seu objetivo

Vivemos em um mundo de incertezas, influenciados por muitos fatores que não podemos controlar. Em vez de abrir os braços em resignação, podemos assumir o controle da remoção de algumas ambiguidades em nossas vidas profissionais.

Comunicação clara e educada que solicita uma ação, um delegado e um prazo é o lugar perfeito para começar. Ao pedir essa informação de forma clara e direta com um sorriso, você reduz a ansiedade que a ambiguidade pode causar. Por isso, seus ouvintes vão agradecer.